关于规范我院出国（境）参加学术活动、进修学习申报流程的通知
各处、科室、东院、东山院区：
为进一步规范和加强我院职工申请出国（境）参加学术活动、进修学习的审批、管理和监督工作，根据《中山大学教职工出国（境）事务暂行管理办法》、《中山一院因公临时出国（境）审批和管理规定》、财政部外交部《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516号）等文件精神，拟将人事处、科研处、财务处相关流程融并在一起，要求若出访费用由学校或医院提供时（含科研经费），需办理因公证照出访，建议提前1-2个月申请。从实施之日起，出国（境）参加学术活动、进修学习相关费用报销不需填写科研处《中山大学附属第一医院出差审批表》，国内出差申报流程不变。
现将相关办理流程及申报表下发，从2015年5月1日起实施，请各科室认真贯彻执行。申报表可在“医院网页→管理部门→人事处→表格下载”处下载，原申请表自2015年4月底作废。
特此通知
联系人：陈倩 联系电话：8810
人事处人事科
2015年4月7日
附件：1. 申请出国（境）参加学术活动、进修学习的相关流程
3. 短期出国（6个月以内）
①《中山一院职工短期出国（境）参加学术活动申请表（2015版）》
4.长期出国（6个月及以上）
①《中山一院职工长期出国（境）进修学习申请表（2015版）》
②《中山大学教职工长期出国（境）申请表》
③《个人情况说明》（1个月及以上需填写）
附件1
◇申请短期出国（境）参加学术活动（6个月以内）
◆自行上网（医院网页→管理部门→人事处→表格下载）下载填写《中山一院职工短期出国（境）参加学术活动申请表（2015版）》→所在科室党政领导签名同意→如使用科研经费、科室差旅费、医院经费、学校经费出访需到科研处、财务处审核经费来源及预算并要求持因公护照/通行证出国（境）→将申请表及邀请函复印件等相关材料交人事处（人事科），将办理因公证照材料交院长办公室（综合秘书科）→报分管院领导审批→到人事科领取同意参会在职证明→到综合秘书科取因公证照、组织机构代码证复印件（用于签证）→出访返回后5天内将因公证照交还综合秘书科。
注：1. 每周二上午为院领导审批出国（境）申请的时间，请在签证前至少10个工作日将申请材料交到人事处人事科，如办理因公证照请至少提前1-2个月办理；
2.出国（境）一个月及以上还需填写《个人情况说明》；
3. 按规定，每年度每人出国（境）参加学术活动原则上不得超过2次；
4. 护理人员申请还需护理部主任签名同意；院区人员（含长派）申请需由院区相关党政领导签名同意。
◇办理因公护照/通行证（含签证/签注）
◆在申请短期出国（境）参加学术活动的同时，自行上网（医院网页→管理部门→院长办公室→综合秘书科→表格下载）下载填写《中山大学教职员工因公临时出国（境）申报表》→将办理因公证照的相关材料及《中山大学教职员工因公临时出国（境）申报表》交院长办公室（综合秘书科）→报分管院领导审批→综合秘书科将申请资料送至学校国际合作与交流处出访管理科审批并办理因公通行证→到综合秘书科取因公证照。
注：1. 具体办事流程可到医院主页→管理部门→院长办公室→综合秘书科查看；
2.一般需时1-2个月。
◇申请长期出国（境）进修学习（6个月及以上）
◆自行上网（医院网页→管理部门→人事处→表格下载）下载填写《中山一院职工长期出国（境）进修学习申请表（2015版）》、《中山大学教职工长期出国（境）申请表》和《个人情况说明》→所在科室党政领导签名同意→如使用科研经费、科室差旅费、医院经费需到科研处、财务处审核经费来源及预算→将申请表、邀请函复印件等相关材料交人事处（人事科）→报分管院领导审批→报学校人事处审批→报学校领导审批→离院前5个工作日申请人到人事处人事科办理离院手续→到人事处劳资科办理预缴社会保险手续。
注：1. 请在出国（境）前至少1个月将申请材料交到人事处人事科；
2. 原则上要求来院工作满两年，且近两年年度考核称职；
3.若曾出国（境）研修六个月及以上人员返院后在医院全职工作满两年，较好地完成临床、教学和科研等工作，可再次申请六个月及以上出国（境）研修；
4. 相关审批事宜说明同短期出国（境）申请。
◇出国（境）进修学习人员申请延期
◆自行上网（医院网页→管理部门→人事处→表格下载）下载填写《中山大学教职工出国（境）延期申请表》→所在科室党政领导签名同意→将审批表及个人延期申请书（需本人亲笔签名）、邀请函复印件等材料交人事处（人事科）→报分管院领导审批→报学校人事处审批→报学校领导审批→到人事处劳资科办理预缴社会保险手续（可委托他人代办）。
注：1. 申请延期请在出国（境）期限到期前至少1个月办理；
2. 申请延期进修一般只能申请一次，原则上不得超过一年；如特殊需要可申请2次，总的进修期限不得超过3年；
3. 相关审批事宜说明同前面所述。
◇申请因私出国（境）（含旅游、探亲等）
◆到人事处劳资科领取或自行上网（医院网页→管理部门→人事处→表格下载）下载填写《中山一院职工休假申请表》→所在科室考勤员、考勤负责人、科室负责人（护理人员需护理部主任）签意见→将申请表交人事处劳资科→劳资科报人事处领导审批→到劳资科领取同意休假证明→到院办综合秘书科取组织机构代码证复印件（用于签证）。
注：请在签证前至少10个工作日将申请表交到人事处劳资科。
